Evropské centrum rozhodčího řízení

Kancelářský řád

Článek 1
Úvodní ustanovení

1. Evropské centrum rozhodčího řízení (dále jen "Společnost") organizačně a technicky zajišťuje podporu pro činnost rozhodců zapsaných v Seznamu vedeném Společností.

Článek 2
Řízení kanceláře Společnosti

1. Kancelář Společnosti řídí, za její řádný chod odpovídá, práci dalším pracovníkům Kanceláře přiděluje a její řádný výkon kontroluje předseda Společnosti (dále jen "Tajemník").
2. Tajemník na základě pověření rozhodce vede a odpovídá za evidenci spisů, provádí spisovou manipulaci.
3. Tajemník na základě pověření rozhodce dále vykonává následující činnosti:
• přiděluje spisovou značku věci po doručení žaloby,

• zasílá účastníkům výzvy k úhradě poplatků za rozhodčí řízení,

• zjišťuje zaplacení poplatků za rozhodčí řízení a oznamuje zaplacení Rozhodci,

• přijímají od účastníků oznámení o změně jejich adres, obchodních firem a vyznačují tyto změny ve spisech,

• zajišťuje doručování písemností dle Jednacího řádu,

• vyznačují na rozhodčích nálezech doložku právní moci a vykonatelnosti,

• spolupracuje s ekonomickým úsekem,

• předkládá společnosti přehledy o činnosti

• předkládá podklady pro vyhodnocení hospodaření společnosti

Článek 3
Činnost po zahájení řízení

1. Na základě návrhu, který oznámí Tajemník předsedovi, který vybere nejpozději do 3 dnů od doručení ze Seznamu Rozhodce, který bude spor projednávat a rozhodovat. Po doručení žaloby Rozhodci Tajemník přidělí sporu spisovou značku a založí spis, který předá obratem Rozhodci. Ve spise Rozhodce vyznačí datum doručení žaloby, případně požadavek expresního vyřízení věci dle Jednacího řádu.
2. V případě, že účastník řízení neuhradí poplatky dle Sazebníku již při podání žaloby, Rozhodce zašle účastníkovi výzvu k úhradě poplatku s vyčíslením jeho výše a lhůtou k úhradě v délce 3 dnů. Stejně postupuje v případě, že účastník uhradí poplatek v nižší výši, než ukládá Sazebník.
3. Tajemník ověřuje uhrazení poplatků účastníky, přičemž uhrazení poplatku oznámí neprodleně Rozhodci. Rozhodce po tomto oznámení postupuje samostatně.. Za tímto účelem vyzve Tajemníka k zasláním žaloby, příslušných písemností a výzvy k vyjádření žalovanému. Zajistí zápis záznamem o splnění poplatkové povinnosti do spisu.

Článek 4
Doručování písemností účastníkům a předvolání

1. Písemnosti se zasílají s doručenkou, je-li pro řízení nutný doklad, že doručení bylo provedeno. V naléhavých případech se zasílají písemnosti jako spěšné zásilky s doručenkou. Tajemník, případně Rozhodce vyznačí ve spise datum podání zásilky k přepravě a údaje o nákladech za přepravu zásilky.
2. Všechny písemnosti je možno zasílat též v elektronické podobě podepsané elektronicky podle zvláštních předpisů, přičemž takové zaslání se považuje též za doručení do vlastních rukou.
3. Do vlastních rukou se doručuje žaloba, vyjádření k žalobám, předvolání a rozhodnutí.
4. V případě, že písemnost je doručována fyzické osobě, je možno jí písemnost doručit v místě podnikání, na pracovišti, nebo jiném místě, kde bude zastižena. Právnické osobě se doručuje na adresu jejího sídla, případně je možno současně písemnost doručovat na adresu osoby, která je statutárním orgánem, nebo členem statutárního orgánu.
5. Jestliže má účastník zástupce, který předloží Rozhodci plnou moc, doručuje se písemnost pouze tomuto zástupci. Jestliže má účastník osobně něco vykonat, doručuje se písemnost také účastníkovi.
6. Pokud má dojít k ústnímu jednání, děje se předvolání zpravidla písemně, pokud je to možné, též ústně, telefonicky, faxem, nebo prostřednictvím elektronické pošty, o čemž se učiní záznam do spisu. Předvolání je třeba doručit nejméně 7 dnů přede dnem jednání.
7. Pro případné opětovné doručování platí ustanovení předchozích odstavců.

Článek 5
Rozhodnutí

1. Stejnopisy písemných vyhotovení rozhodčích nálezů se pořizují nejméně v takovém počtu, aby mohly být doručeny v jednom vyhotovení každému účastníku řízení. Všechny stejnopisy, stejně jako originál písemného vyhotovení rozhodčího nálezu musí být opatřeny podpisem Rozhodce.
2. Rozhodčí nálezy o více listech se sešijí nebo spojí jiným vhodným způsobem.
3. Jednací číslo rozhodčího nálezu se uvádí v pravém horním rohu.
4. Při písemném vyhotovení usnesení se postupuje obdobně podle ustanovení odst. 1-3
5. Doložka o právní moci se připojí na žádost účastníka na opis rozhodnutí jím předloženého. Doložka se opatří podpisem Rozhodce s datem, kdy rozhodnutí nabylo právní moci a datem připojení doložky. Obdobně se postupuje při vyznačení doložky vykonatelnosti.

Článek 6
Protokoly při ústním jednání

1. Protokol se hlasitě diktuje, aby přítomné osoby diktované znění slyšely. Rozhodce může vyslýchanému dovolit, aby svou výpověď do protokolu nadiktoval. Tato okolnost se poznamená do protokolu. V protokolu se zaznamená i stanovisko účastníků k obsahu protokolu.
2. Protokol se zapisuje za použití počítače, nebo psacího stroje a musí být ještě před skončením jednání do spisu založen.
3. V protokole o jednání se uvede začátek a konec jednání a případné přerušení jednání.
4. Protokol podepisuje Rozhodce a zapisovatel.
5. Protokol o jednání může být vyhotoven podle nahlas diktovaného znění zaznamenaného prostřednictvím diktafonu. V tom případě se připojí na konci takto přepsaného protokolu doložka, že byl protokol vyhotoven tímto způsobem a uvede se zde jméno a příjmení pracovníka, který protokol podle záznamu přepsal. Protokol podepíše Rozhodce a pracovník, který protokol přepsal.
6. Protokol musí obsahovat všechny podstatné okolnosti, uvede se v něm podstatný obsah výpovědi, dále pak zejména označení přítomných účastníků, označení projednávané věci.

Článek 7
Přijímání a odesílání písemných podání

1. Písemná podání adresovaná Rozhodce se přijímají na adrese Zeyerova 560/25, 460 01 Liberec v době od 8 do 15 hod. každý pracovní den.
2. Písemná podání adresovaná Společnosti přijímá Tajemník, nebo jím pověřená osoba. Pokud písemnosti převezme pověřená osoba, je povinna je ihned odevzdat Tajemníkovi.
3. K žádosti podatele potvrdí Tajemník nebo Rozhodce přijetí podání otištěním podacího razítka na stejnopisu podání.
4. Těm, kteří podávají větší počet podání lze potvrdit přijetí podání ve zvláštní k tomu určené knize, kterou předloží.
5. Podací razítko obsahuje označení Společnosti nebo Rozhodce, datum kdy k podání došlo, údaj o počtu stejnopisů a příloh. Tajemník nebo pověřená osoba opatří došlá podání podacím razítkem.

Článek 8
Evidence a vedení spisů

1. Pro každý kalendářní rok se zakládá rejstřík, ve kterém je vedena číselná řada spisových značek. Spisová značka je vždy tvořena číslem spisu podle pořadí nápadu v daném roce a dále za lomítkem bude následovat číselné označení kalendářního roku. Spisová značka a k ní připojené číslo listu písemnosti ve spise tvoří jednací číslo. Spisová značka z důvodů vhodnosti může být doplněna o písmeno, pokud toto pro početnost a druh věcí zlepší evidenci spisů. O takovémto rozšíření spisové značky rozhoduje Tajemník.
2. Každé podání, které je podnětem k zahájení rozhodčího řízení se zapíše do tohoto rejstříku. Spisová značka, která je věci v rejstříku přidělena zůstává až do skončení věci. Další podání, protokoly a jiné písemnosti vztahující se k věci, které již byla spisová značka se připojí ke spisům této věci.
3. Všechny písemnosti, které se vztahují k téže věci (podání, protokoly, záznamy, výzvy, rozhodnutí apod.) tvoří spis.
4. Všechny písemnosti ve spise se průběžně číslují podle data, kdy byly doručeny Rozhodci nebo Společnosti nebo kdy byly Rozhodcem nebo Tajemníkem vyhotoveny.
5. Písemnosti ve spise se sešívají nebo jiným způsobem spojují a vkládají do spisového obalu.
6. Na spisovém obale se uvedou kromě spisové značky i další údaje, které jsou předtištěny.
7. Před první list spisu se vloží spisový přehled, to však jen tehdy jestliže spis dosáhne více jak třiceti listů.
8. Spisy se evidují po skončení věci po dobu 10 let. Do 30 dnů od právní moci rozhodčího nálezu předá Tajemník jeden stejnopis spisu do úschovy dle § 29 odst. 2 zákona č. 216/1994 Sb. o rozhodčím řízení a o výkonu rozhodčích nálezů okresnímu soudu, v jehož obvodu byl rozhodčí nález vydán.

Článek 9
Součinnost Rozhodců a Kanceláře

1. Tajemník je povinen zajistit řádné plnění úkolů Kanceláře zejména pak plnění h pokynů Rozhodce.
2. Pokyny Rozhodců musí být jasné a srozumitelné, zejména Rozhodce musí uvést jednoznačný způsob doručování písemností, označení adresáta, určení lhůty na kterou má být spis založen atd. Rozhodce je oprávněn dávat pokyny Tajemníkovi také prostřednictvím elektronické pošty.
3. Tajemník je povinen zajistit vedení lhůt, ve kterých má některý z účastníků splnit povinnost dle Jednacího řádu, např. uhradit rozhodčí poplatek. Tajemník také vede v patrnosti lhůty, ve kterých je Rozhodce povinen předat Kanceláři vyhotovené rozhodnutí.
4. Nahlížet do spisů je možno v místnostech Kanceláře Společnosti pod dohledem Tajemníka nebo jiného pověřeného pracovníka. V případě, že spis byl předán Rozhodci učiní Tajemník vhodná opatření, aby účastník mohl nahlédnout do spisu v jiném termínu dohodnutém s Rozhodcem.

Článek 10

Do doby ustavení kanceláře vykonává činnosti v tomto Řádu pro Tajemníka a kancelář určené představenstvo Společnosti, či jeho pověřený člen.

Článek 11
Účinnost

Tento kancelářský řád nabývá účinnosti dne 1.5.2007